Хранение первичных документов

Особенности хранения первичных документов Организации обязаны обеспечивать сохранность документов. Законодательством предусмотрены сроки хранения, по истечении которых они могут быть уничтожены. Но в некоторых случаях документы приходится хранить за пределами общих сроков. Общие сроки хранения

В настоящее время сроки хранения первичных документов установлены в Налоговом кодексе, Федеральном законе от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ), а также в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. № 558, далее - Перечень).

В соответствии с НК РФ срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета, а также других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов для налогоплательщиков и налоговых агентов, составляет четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Отсчет данного срока начинается с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (Письмо Минфина России от 30.03.2012 г. № 03-11-11/104).

В Законе № 402-ФЗ сказано, что первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее пяти лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, хранятся не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона N 402-ФЗ). В Перечне, на который ссылается Закон № 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения: - документы учетной политики (рабочий план счетов, формы первичных учетных документов и др.) должны храниться не менее пяти лет; - квартальная бухгалтерская отчетность - пять лет; - месячная - один год; - аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности - пять лет; - первичные учетные документы и приложения к ним - пять лет (при условии проведения проверки (ревизии)); - лицевые карточки, счета работников - 75 лет; - исполнительные листы работников - до минования надобности (но не менее года); - бланки форм статистической отчетности в организациях (систематизированный комплект), не являющихся их разработчиками, - до замены новыми; - документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, - шесть лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»); - трудовые договоры (служебные контракты), трудовые соглашения, договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел, - 75 лет; - личные карточки работников, в том числе временных работников, - 75 лет; - подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) - до востребования (невостребованные - 75 лет); - счета-фактуры - четыре года; - свидетельства о постановке на учет в налоговых органах - постоянно; - реестры сведений о доходах физических лиц - 75 лет. Важно. Должны храниться постоянно: годовая бухгалтерская отчетность, сводная годовая (консолидированная) отчетность, бухгалтерская (финансовая) отчетность по МСФО или другим стандартам, книги учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих УСН, передаточные акты, разделительные, ликвидационные балансы, пояснительные записки к ним (разд. II Перечня), документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации. Таким образом общие сроки - четыре года для налогового учета и пять лет для бухгалтерского и сроки, обозначенные в Перечне. При этом в ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее пяти лет. Возникает вопрос, как долго хранить, к примеру, первичные документы - четыре года, пять лет или дольше. Ведь они используются и для налогового, и для бухгалтерского учета. Чтобы не ошибиться, ориентироваться надо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее пяти лет. Если перечисленные документы упоминаются в Перечне и срок хранения для них определен Перечнем менее пяти лет, то хранить их надо все равно не меньше пяти лет. Документы, для которых Перечнем установлен срок более пяти лет, хранить надо в течение времени, указанного в Перечне.